Cara Menyusun SOP yang Benar.

Empat Eleman Utam SOP

Standart Operating Procedure (SOP) rupanya menjadi primadona bagi banyak organisasi. Tak peduli apakah organisasi itu Badan Umum Milik Swasta (BUMS), Badan Umum Milik Negara (BUMN), lembaga pemerintah atau kementerian, lembaga pendidikan, lemabaga swadaya masyarat (LSM) dan lainnya.

Faktanya, setelah tiga tahun saya memandu workshop SOP dan menangani banyak klien perusahaan ternyata masih banyak sekali organisasi yang belum benar-benar memahami apa itu SOP, di mana sebenarnya kedudukan SOP dengan ISO, apa kaitannya proses bisnis dan struktur organisasi dengan SOP, bagaimana menurunkan SOP melalui proses bisnis, apa saja elemen SOP dan Bagaimana menyususn SOP dengan benar.

Saya mempunyai beberapa klien dari berbagai organisasi. Sebut saja sebuah perusahaan swasta di Jawa Barat. Saya melihat ada alur proses (flowchart) terpampang di pabruk perusahaan tersebut. Judulnya jelas terlihat, yakni SOP. Padahal yang dimaksud SOP tidak sekedar flowchart. Ini jelas sebuah kekeliruan cara pandang. Flowchart hanya salah satu unsur dari SOP. Belum lagi masih banyak instansi yang menganggap SOP adalah sesuatu yang remeh temeh.

Saya hendak mengurai secara detil satu persatu secara gamblang. Definisi yang pertama menyebutkan, SOP menerangkan suatu tahapan atau proses kerja, siapa yang bertanggung jawab, dokumen apa yang digunakan dalam proses tersebut dan ukuran keberhasilan apa yang digunakan dalam tahapan atau proses tersebut. Jika kita dalami, berkaca dari batasan ini, terlihat ada empat elemen dalam SOP. Apakah sajakah itu ?

Pertama, dalam SOP terkandung proses atau tahapan kerja. Ini berarti, secara sistematis SOP mengandung urutan dari awal pekerjaan dimulai hingga akhir.

Kedua, Sop mensyaratkan adanya penanggungan jawaban pada setiap tahapan pekerjaan, ada yang bertanggung jawab atas pekerjaan itu. Bila terjadi kesalahan, baik menyangkut prosedur atau dokumen yang digunakan, pertanggungjawaban atas proses kerja tersebut menjadi jelas. Tak ada lagi saling menyalahkan.

Ketiga, tentang dokumen yang digunakan. Masih banyak organisasi yang tidak memahami pentingnya dokumen sebagai salah satu unsur SOP. Misalnya perusahaan menggunakan dokumen surat masuk dan surat keluar. Ternyata dalam SOP tidak dicantumkan. Ada pula yang memasukannya, tapi dalam praktiknya bukan dokumen yang dimaksud. Antara satu departemen dengan departemen dalam satu perusahaan seringkali menggunakan dokumen yang berbeda untuk satu dokumen yang sama.

Keempat, ukuran keberhasilan menyangkut bagaiman SOP dapat dikukur tingkat kinerjanya. Unsur keempat ini seringkali diabaikan oleh banyak organisasi, sebab dianggap tidak ada hubungannya. Inilah mengapa tingkat efektifitas SOP tak terukur.

Oleh Eko Supriyanto, MTB